「社員総会や周年イベントのタイムスケジュールを作らないといけないけど、何から始めればいいか分からない」
「記載すべき項目や作り方の手順を、具体的に知りたい」
上記のような疑問をお持ちの方もいらっしゃるでしょう。
そこで今回は、イベントのタイムスケジュールの基本的な役割から記載項目・作成手順・注意点まで、初めて担当する方にも分かりやすくまとめて解説します。すぐに使える無料テンプレートや、社員総会・周年イベントなど企業イベント形式別のサンプルも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
社員総会・周年イベントなど企業イベントの運営をお考えなら、株式会社ストラーツへのご相談もご検討ください。企画立案から会場手配、スライド・映像制作、当日の進行管理までワンストップで対応しています。
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1.イベントのタイムスケジュール（進行表）とは
イベントのタイムスケジュールとは、当日の進行を時間軸で管理するための運営ドキュメントです。「いつ・誰が・何をするか」を一覧で把握できるため、複数のスタッフや外部業者が関わる企業イベントでは欠かせないツールです。
なお、本記事では運営スタッフが当日の進行管理に使用するタイムスケジュールを中心に解説します。来場者に配布するプログラム表や、準備期間全体を管理するガントチャートとは区別してご理解ください。
(1)タイムテーブル・進行表との違い
「タイムテーブル」「進行表」「タイムスケジュール」はいずれも似た意味で使われますが、厳密には異なります。
タイムテーブルは時間とプログラムのみをシンプルにまとめたもの、進行表はそこに担当者・役割・備考などの運営情報を加えたより詳細なドキュメントです。
タイムスケジュールはこの2つの中間的な意味合いで使われることが多く、本記事では進行表に近い意味で用いています。
(2)タイムスケジュールを作成する目的
タイムスケジュールを作成する目的は、単に時間を決めることではありません。関係者全員が同じ認識のもとで動けるようにするための、いわば「イベント運営の設計図」としての役割を果たします。主な目的は以下の5つです。
①運営スタッフが共通認識を持てるようにする
タイムスケジュール作成の目的としてはまず、運営スタッフが共通認識を持てるようにする点が挙げられます。複数のスタッフや外部業者が関わるイベントでは、全員が同じ情報を共有していることが作業の前提になります。
口頭での申し送りだけでは、認識のズレや伝達漏れが起きやすく、当日になって「聞いていなかった」というトラブルにつながりかねません。タイムスケジュールを事前に共有しておくことで、こうしたリスクを減らせます。
②時間管理をしやすくする
開始・終了時刻や各プログラムの所要時間を明記することで、司会者や担当スタッフが常に時間を意識しながら動けるようになります。特に複数のプログラムが連続するイベントでは、1つの遅れが後続の進行全体に影響するため、時間管理の精度がイベント全体の完成度を左右します。
③役割分担が明確にする
「誰が・どのタイミングで・何をするか」が明文化されれば、スタッフ間の連携がスムーズになります。役割が曖昧なままだと、対応が重複したり、逆に誰も対応しない「抜け」が生じたりするため避けなくてはいけません。タイムスケジュールに担当者名を明記しておくことで、責任の所在を明確にできます。
④トラブル発生時に迅速に対応できるようにする
突然のトラブルが発生しても、全体の流れと担当者が一目でわかるタイムスケジュールがあれば、冷静かつ迅速に対応策を判断できます。どれだけ入念に準備をしても、当日に想定外のトラブルが起きることは毎回のようにあります。
また、対応フローや緊急連絡先をあらかじめ記載しておくことで、現場の混乱を最小限に抑えることができます。
⑤外部業者と円滑に連携できるようにする
会場スタッフや音響・映像業者など、外部の関係者とも同じタイムスケジュールを共有することで、指示出しや段取りの確認がスムーズになります。特に初めて連携する業者との場合は、できるかぎり細かい時間軸まで共有しておくことで、当日の連携ミスを防げます。
2.イベントのタイムスケジュールに記載する項目
タイムスケジュールに何を記載すべきかは、イベントの規模や形式によって異なります。ただし、どのようなイベントであっても共通して押さえておきたい基本項目があります。
以下の5つを網羅し、当日の進行管理に必要な情報をひとつのスケジュールに集約しましょう。
(1)時間（開始・終了、各プログラムの所要時間）
各プログラムの開始時刻・終了時刻・所要時間を明記します。「〇〇時〇〇分〜〇〇時〇〇分(〇〇分)」という形式で統一しておくと、誰が見ても一目で把握しやすいでしょう。
また、プログラムとプログラムの間に設ける転換時間や移動時間も忘れずに記載しておいてください。
(2)プログラム内容
開会の辞・来賓挨拶・表彰・講演・懇親会など、各プログラムの内容を具体的に記載します。司会者のアナウンス内容や、映像・音響の切り替えタイミングなども併記しておくと、当日の進行がよりスムーズになります。
(3)担当者・役割分担
各プログラムや業務に対して、担当者名と役割を明記します。「受付担当」「誘導担当」「音響オペレーター」など、役割ごとに担当者を割り振って明記しておけば、誰が何をすべきかを明確にできます。外部業者が関わる場合は、社内担当者との窓口情報もあわせて記載しておくと安心です。
(4)会場レイアウト・動線
会場内のレイアウト図や、スタッフ・来場者の動線をタイムスケジュールに組み込んでおくと、現場での混乱を回避できます。特に複数の部屋や会場を使用するイベントでは、どのタイミングで誰がどこに移動するかを明示しておくことが重要です。
(5)緊急時対応・備考欄
機材トラブルや進行の遅延など、当日起こりうるトラブルへの対応フローをあらかじめ記載しておきます。緊急連絡先や判断基準の目安も明記しておけば、現場スタッフが自己判断で動ける範囲を広げられます。
備考欄には、注意事項や確認が必要な事項など、進行に関わる補足情報を自由に記載しておきましょう。
3.イベントのタイムスケジュールの作り方の流れ
タイムスケジュールの作成は、思いついた順に埋めていくのではなく、全体像を固めてから細部に落とし込む順番で進めましょう。
以下の5つのステップを参考に、進めてみてください。
(1)1.イベントの目的・全体の流れを整理する
まず、イベントの目的・開催日時・会場・参加人数・プログラムの大枠を整理します。目的を起点に全体の流れを組み立てれば、各プログラムの優先順位や時間配分の判断がしやすくなります。
ただし、この段階では細かい時間は決めず、プログラムの順番と大まかな流れを固めることに集中しましょう。
(2)2.各プログラムの時間配分を決める
全体の流れが決まったら、各プログラムに必要な時間を割り振ります。過去の類似イベントの実績や、登壇者・出演者からのヒアリングをもとに、現実的な所要時間を設定しましょう。
このとき、プログラムとプログラムの間の転換時間や移動時間も忘れずに盛り込んでおいてください。
(3)3.担当者・役割を割り振る
時間配分が決まったら、各プログラムや業務に対して担当者を割り振ります。受付・誘導・司会・音響・映像・来賓対応など、役割ごとに担当者名を明記します。
外部業者が関わる業務については、社内の窓口担当者もあわせて記載しておくと、当日の指示系統が明確になるでしょう。
(4)4.バッファ(予備時間)を確保する
タイムスケジュールでは、各プログラムの間や、全体の終了時刻の前に意図的に予備時間を設けておけば、多少の遅れが生じても全体の進行に影響しにくくなります。どれだけ精度の高いスケジュールを組んでも、当日は想定外の遅れが生じるものです。
目安として、1〜2時間のイベントであれば10〜15分程度、半日以上のイベントであれば30分以上のバッファを確保しておくと安心です。
(5)5.関係者全員で共有・最終確認する
タイムスケジュールが完成したら、社内スタッフ・外部業者・登壇者など、当日に関わるすべての関係者に共有し、内容の最終確認を行います。事前にリハーサルを実施できる場合は、実際の流れを通して確認すれば、タイムスケジュール上の抜け漏れや時間のズレを発見しやすくなります。
全員が同じ認識を持った状態でイベント当日を迎えられれば、スムーズな進行につながるでしょう。
4.イベントのタイムスケジュールテンプレート
イベントのタイムスケジュールは、用途によって必要な情報が異なります。ここでは、運営スタッフが当日の進行管理に使用する「スタッフ用」と、来場者に配布する「参加者用」の2種類のテンプレートをご用意しました。下記の原本をコピーしていただき、適宜ご活用ください。
(1)スタッフ用テンプレート
スタッフ用テンプレートは、開始・終了時刻・所要時間・プログラム内容・場所・担当者・役割・備考・照明/音響指示の9項目で構成されています。「誰が・いつ・何をするか」を一覧で把握できるため、複数のスタッフや外部業者が関わるイベントでの進行管理に適しています。
(2)参加者用テンプレート
参加者用テンプレートは、開始・終了時刻・プログラム内容・場所・備考の5項目に絞ったシンプルな構成です。来場者が当日の流れを把握しやすいよう、内部の担当者情報や運営上の注意事項は省いた形式になっています。受付時の配布物や当日のご案内資料としてご活用ください。
(3)テンプレートを使う際の注意点
テンプレートはあくまでひな形です。イベントの規模や形式に合わせて、項目の追加・削除・並び替えを行ってください。また、完成したタイムスケジュールは関係者全員に事前共有し、内容の認識に齟齬がないか必ず確認しましょう。当日に向けてリハーサルを実施できる場合は、実際の流れを通してタイムスケジュールを検証することをおすすめします。
5イベントのタイムスケジュール例
ここでは、企業イベントでよく見られる5つの形式を例として紹介します。いずれも運営スタッフが当日の進行管理に使用するスタッフ用のタイムスケジュール例です。イベントの目的や規模に合わせて、項目や時間配分を調整してご活用ください。
(1)社員総会
社員総会は、経営方針の共有や表彰、懇親を目的とする企業イベントです。
役員・全社員・外部来賓が一堂に会するケースも多く、式次第の厳密な時間管理と、複数の担当者間での役割分担が求められます。来賓対応・受付・音響映像・誘導など、チームごとに動きを分けてタイムスケジュールに落とし込むことが重要です。
| 時刻 | プログラム | 場所 | 担当 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 8:00 | スタッフ集合・全体ブリーフィング | バックヤード | 全スタッフ | 進行表・役割・緊急連絡先の最終確認 |
| 8:30 | 会場設営・機材チェック | メインホール | 設営・音響担当 | プロジェクター・マイク・照明の動作確認 |
| 9:00 | 各担当者配置・最終確認 | 各持ち場 | 全スタッフ | 受付・誘導・来賓対応の担当を再確認 |
| 9:15 | 来賓控室の準備 | 控室 | 来賓対応担当 | 飲み物・席次表・資料を準備 |
| 9:30 | 受付開始・来場者誘導 | エントランス | 受付・誘導担当 | 役員・来賓・一般の受付窓口を分ける |
| 10:00 | 開会の辞 | メインホール | 司会 | マイク・スライド表示の確認 |
| 10:05 | 国歌斉唱・会長挨拶 | メインホール | 司会・代表 | 起立のアナウンスを忘れずに |
| 10:15 | 来賓祝辞 | メインホール | 司会・来賓対応担当 | 来賓の入退場タイミングを管理。祝辞は2〜3名を想定 |
| 10:40 | 経営方針発表 | メインホール | 代表・登壇者 | スライド切り替えの合図を事前に確認 |
| 11:20 | 表彰式 | メインホール | 司会・担当 | 受賞者リスト・賞状・記念品の事前確認。呼び出し補助の要員を配置 |
| 12:00 | 閉会の辞・退場案内 | メインホール | 司会・誘導担当 | アンケート配布・回収のタイミングを確認 |
| 12:15 | 昼食・休憩 | 別室 | 誘導担当 | 弁当配布・アレルギー対応。午後の会場転換を並行して実施 |
| 13:15 | 部門別報告・分科会 | 各会議室 | 各室担当 | 資料・備品の事前設置。各室に担当者を1名配置 |
| 14:30 | 全体共有・質疑応答 | メインホール | 司会・登壇者 | マイクリレーの段取りを事前に確認 |
| 15:00 | 閉会・退場 | メインホール | 司会・誘導担当 | アンケート回収漏れがないか確認 |
| 15:30 | 会場撤収・清掃 | 全エリア | 全スタッフ | 備品返却・忘れ物確認 |
(2)周年イベント
周年イベントは、節目の年を祝う式典と懇親会がセットになるケースが一般的です。
式典・写真撮影・懇親会とフェーズが分かれるうえ、受賞者への事前説明会や来賓控室の運営など、メインプログラムと並行して動く業務が多いのが特徴です。複数会場を使用する場合は、各会場の担当者を明確に分け、動線管理を徹底することが求められます。
| 時刻 | プログラム | 場所 | 担当 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 8:00 | スタッフ集合・ブリーフィング | バックヤード | 全スタッフ | 複数会場の担当割りを最終確認 |
| 9:00 | 各会場設営・機材チェック | 全会場 | 設営・音響担当 | 式典・撮影・懇親会の各会場を並行して準備 |
| 10:00 | 来賓控室の準備・案内体制の確認 | 控室 | 来賓対応担当 | 飲み物・胸花・席次表を準備。来賓誘導者リストを作成 |
| 11:00 | 受賞者への事前説明会 | 別室 | 担当 | 写真撮影・授与式の流れを説明。椅子に氏名を貼付。トイレを済ませるよう案内 |
| 11:30 | 受賞者を式典会場へ案内 | 式典会場 | 担当 | 着席位置を誘導 |
| 12:00 | 受付開始 | エントランス | 受付担当 | 来賓・受賞者・一般・メーカー等の窓口を分ける。お祝いの受け取り・開封・領収書発行はバックヤードで実施 |
| 12:30 | 式典開始・開会の辞 | 式典会場 | 司会 | 式次第の配布は受付時のみ |
| 12:35 | 国歌斉唱・会長挨拶 | 式典会場 | 司会・代表 | |
| 12:45 | 来賓祝辞 | 式典会場 | 司会・来賓対応担当 | 来賓の入退場タイミングを管理。祝辞は複数名を想定 |
| 13:00 | 表彰式（各賞の授与） | 式典会場 | 司会・担当 | 呼び出し・賞状受け渡しの補助要員を配置 |
| 13:20 | 謝辞・閉会の辞 | 式典会場 | 司会 | |
| 13:30 | 写真撮影（グループ別） | 撮影会場 | 撮影担当 | 受賞区分ごとに順番を管理。授与式と並行して実施 |
| 14:30 | 式典終了・懇親会会場へ移動 | 全エリア | 誘導担当 | 懇親会までの待機場所・トイレの案内を実施 |
| 17:00 | 懇親会受付 | 懇親会場前 | 受付担当 | ウエルカムドリンクをロビーに準備。来賓は控室へ誘導し胸花を装着 |
| 17:30 | 来場者着席・四重奏演奏 | 懇親会場 | 誘導担当 | 全員着座後に演奏開始 |
| 18:00 | 開会の辞・会長挨拶 | 懇親会場 | 司会・代表 | |
| 18:10 | 来賓挨拶 | 懇親会場 | 司会・来賓対応担当 | 挨拶者の順番・マイク受け渡しを事前確認 |
| 18:20 | 鏡開き・乾杯 | 懇親会場 | 司会・担当 | 費用・段取りを事前確認 |
| 18:30 | 歓談・料理提供 | 懇親会場 | 会場スタッフ | 祝電披露・BGM・映像のタイミングを確認 |
| 19:50 | 閉会の辞 | 懇親会場 | 司会 | |
| 20:00 | 見送り・客出し | 会場出口 | 役員・誘導担当 | 役員一同が会場外に整列して見送り |
(3)セミナー・カンファレンス
セミナー・カンファレンスは、登壇者の講演やパネルディスカッションを軸とした形式です。
オンライン参加者を交えたハイブリッド形式の場合は、配信機材の担当者を独立して配置し、音響・映像・照明・配信それぞれの動きをタイムスケジュールに明記しておくことが重要です。また、マイクの本数や運用方法(登壇者への受け渡しタイミングなど)も事前に確認しておきましょう。
| 時刻 | プログラム | 担当 | 音響・映像・配信 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 4:30 | 機材搬入・セッティング開始 | 設営担当 | 音響・映像・配信機材の搬入・設置 | 会場機材との接続確認を並行して実施 |
| 8:00 | 台本・マニュアルの読み合わせ | 司会・運営担当 | 配信環境・オンライン接続の最終確認 | オンライン参加者の接続テストも実施 |
| 9:00 | 登壇者リハーサル・マイク確認 | 司会・音響担当 | スライド送り・音量・照明の最終調整 | 有線マイク×2・ワイヤレス×1の運用方法を確認。パネリスト用マイクの受け渡し担当を決めておく |
| 9:30 | 受付開始・来場者誘導 | 受付担当 | 配信スタンバイ | 参加者リストと照合。オンライン参加者の入室確認も並行して実施 |
| 9:50 | 来場者着席案内・影アナ | 誘導担当 | BGM・照明調整 | 開始前アナウンスのタイミングを確認 |
| 10:00 | 開会挨拶 | 司会・主催者代表 | 録画・配信開始 | 演台マイクへの切り替えを確認 |
| 10:10 | 基調講演 | 司会・登壇者 | スライド操作・音量管理 | 持ち時間・Q&Aの有無を事前に登壇者と確認 |
| 10:25 | パネルディスカッション | ファシリテーター・登壇者 | マイクランの準備 | パネリストへのマイク受け渡しは専任担当者が実施。オンライン登壇者の音声・映像を随時確認 |
| 11:25 | 全体総括・講評 | ファシリテーター | 各セッションの要点をまとめる | |
| 11:35 | 閉会挨拶 | 司会・主催者 | 配信終了処理 | 終了後のアーカイブ保存を確認 |
| 11:45 | ネットワーキング・昼食 | 誘導担当 | 機材の一時待機 | 会場レイアウトをランチ形式に転換。登壇者へのお礼・謝礼対応を並行して実施 |
| 15:00 | 撤収・機材搬出 | 全スタッフ・設営担当 | 機材の解体・梱包・搬出 | 忘れ物・備品の最終確認 |
(4)コンサート・ファンイベント
コンサートやファンミーティングなどのエンターテインメント系イベントは、出演者の動線管理・音響・映像・照明の連携が進行の核になります。
セッションごとに舞台の備品配置や機材設定が変わるため、場面転換のタイミングと担当者の動きをタイムスケジュールに細かく落とし込んでおくことが重要です。また、特典付きチケット購入者への対応など、一般来場者とは別の動線が発生する場合は、受付窓口や入場タイミングを分けて管理しましょう。
| 時刻 | プログラム | 担当 | 音響・映像・照明 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 8:00 | スタッフ集合・ブリーフィング | 全スタッフ | 進行台本・役割・緊急連絡先の最終確認 | |
| 8:30 | 機材搬入・セッティング | 設営担当 | 音響・映像・照明機材の搬入・設置 | 会場設備との接続確認を並行して実施 |
| 11:30 | サウンドチェック・リハーサル | 司会・音響担当 | マイク音量・照明・映像の最終調整 | 出演者のイヤーモニター装着・動線確認。上手袖からの登壇ルートを確認 |
| 14:00 | 台本・進行の読み合わせ | 司会・運営担当 | 映像素材・BGMの再生確認 | セッションごとの備品配置・転換タイミングを全員で確認 |
| 14:20 | 開場・特典者優先入場 | 受付・誘導担当 | BGMループ再生開始・客席照明100% | 特典購入者を優先して案内。一般来場者は場外で待機 |
| 14:50 | ドアクローズ・場内アナウンス | 司会(影アナ) | ステージ暗転・客席照明100% | 撮影ルール・注意事項のアナウンス。出演者は上手袖で待機 |
| 15:00 | 公開リハーサル(特典者限定) | 司会・音響担当 | VTR音声のみ・照明ステージのみ | リハーサル後は出演者が控室へ戻り、2回目の客入れを実施 |
| 15:15 | 2回目開場・一般来場者入場 | 受付・誘導担当 | BGMループ再生・客席照明100% | 全来場者の着席を確認後ドアクローズ |
| 15:30 | オープニング映像上映・開演 | 運営担当 | オープニング映像再生・ステージ/客席暗転 | 映像中に出演者が上手より登壇。板付きを確認してから1曲目スタート |
| 15:35 | 1曲目パフォーマンス | 出演者・司会 | 楽曲再生・演出照明 | 曲終了後、司会がステージ下手より登壇 |
| 15:40 | Q&Aセッション | 司会・出演者 | スポットライト(司会・出演者) | ワイヤレスマイク×2。ホワイトボード・ソファ×2を使用 |
| 16:00 | 2曲目パフォーマンス | 出演者 | 楽曲再生・演出照明 | Q&Aセッションの備品を撤去してから実施 |
| 16:05 | ゲームセッション | 司会・出演者 | カウントダウン映像・罰ゲーム映像を順次再生 | 長机×1・ゲームセットを準備。ワイヤレスマイク×2 |
| 16:25 | サプライズ映像上映・集合写真撮影 | 司会・撮影担当 | ファン制作映像再生・客席照明100% | ソファ×1を設置。撮影後はソファを撤去 |
| 16:35 | 3曲目パフォーマンス | 出演者 | 楽曲再生・演出照明 | 曲終了後、出演者は上手より降壇 |
| 16:40 | 休憩・場内アナウンス | 司会(影アナ) | BGMループ再生 | 後半の特典セッションに向けて会場レイアウトを転換 |
| 16:55 | 特典セッション(個別対応) | 担当・出演者 | 1対1トーク・グループ写真撮影・ハイタッチ&見送りを順次実施。ベルトパーテーション×8で導線を管理 | |
| 19:25 | 個室での1対1トーク | 担当・出演者 | 控室を使用。対象者リストに従って順番に案内 | |
| 20:00 | 終了・撤収 | 全スタッフ | 機材解体・搬出 | 忘れ物・備品の最終確認 |
(5)懇親会・パーティー
懇親会・パーティーは、歓談をメインとしながらも、開会・来賓挨拶・余興・閉会といったプログラムを時間通りに進める必要があります。余興や演出(パフォーマー・映像・アトラクション等)がある場合は、メインプログラムと並行して動くスタッフの役割をタイムスケジュールに明記しておきましょう。また、お土産の準備・配布・見送りなど、閉会後の動きも事前に段取りを決めておくことが重要です。
| 時刻 | プログラム | 場所 | 担当 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 10:00 | スタッフ集合・会場設営 | 会場全体 | 全スタッフ | テーブル配置・装飾・備品の最終確認 |
| 15:30 | 受付準備・担当者配置 | エントランス | 受付担当 | 席次表・名札・配布物を準備。受付窓口の担当を割り振っておく |
| 16:00 | 受付開始・来場者誘導 | エントランス | 受付・誘導担当 | 来場者の到着状況に応じて席へ案内。ウエルカムドリンクを提供 |
| 16:15 | 来場者着席・誘導完了 | 会場内 | 誘導担当 | 全員の着席を確認。着席後もドリンクサービスを継続 |
| 16:30 | 〜並行対応〜特別ゲストの撮影・取材対応 | 別室・会場隅 | 撮影・付き添い担当 | メインプログラムと並行して実施。終了後は速やかに会場内へ誘導 |
| 16:40 | 開会の挨拶・パーティー概要説明 | 会場内 | 司会 | ドリンクの種類・当日プログラムの案内。来賓・特別ゲストの紹介も実施 |
| 16:45 | 来賓挨拶・スピーチ | 会場内 | 司会・来賓対応担当 | 挨拶者の順番・マイク受け渡しを事前確認 |
| 16:55 | 乾杯 | 会場内 | 司会・担当者 | 乾杯の音頭担当者を事前確認 |
| 17:00 | 歓談・料理提供開始 | 会場内 | 会場スタッフ | |
| 17:00 | 〜並行対応〜余興①(パフォーマンス・演出) | 会場内 | 司会・パフォーマー・付き添い担当 | パフォーマーの出番・使用備品・誘導担当を事前に確認。付き添いスタッフを1名配置 |
| 17:15 | 〜並行対応〜フォトスポット・撮影対応 | 会場内別エリア | 撮影担当・誘導担当 | メインプログラムの合間に順次案内。撮影後は速やかに席へ誘導 |
| 17:20 | 演出タイム(映像・照明・アトラクション等) | 会場内 | 司会・音響担当 | 映像・照明のタイミングを音響担当と事前に打ち合わせ |
| 17:40 | 余興②(マジック・ゲーム等) | 会場内 | 司会・パフォーマー | 使用する長机・備品を事前に設置。進行のタイミングをパフォーマーと確認 |
| 18:00 | 歓談・フリータイム | 会場内 | 会場スタッフ | ドリンク・料理の追加提供。お土産の準備を並行して実施 |
| 18:20 | 閉会の挨拶・お知らせ | 会場内 | 司会・担当者 | ゲストへの感謝と次回案内。お土産の受け渡し準備を完了させておく |
| 18:30 | 退場・お見送り | エントランス | 全スタッフ | 出口でお土産を手渡し。スタッフ全員で見送りを実施 |
| 19:00 | 会場撤収・清掃 | 会場全体 | 全スタッフ | 備品返却・忘れ物確認。お祝いの受け取り・開封・記録はバックヤードで実施 |
6.タイムスケジュール作成時の注意点
タイムスケジュールを作成する際は、内容を埋めることだけに集中してしまいがちです。しかし、当日のスムーズな進行を実現するためには、以下の4つの点を意識しながら作成することが重要です。
(1)時間に余裕（バッファ）を持たせる
タイムスケジュールにおけるバッファは、「本番中のバッファ」と「準備・撤収のバッファ」の2種類に分けて考える必要があります。
①本番中のバッファ
登壇者のスピーチが予定より長引く、来場者の入場に時間がかかるなど、プログラムの進行中に生じるズレに備えるバッファです。
社内の担当者が運営する場合は、こうした不測の事態に備えて各プログラムの間に余裕を持たせておくことをおすすめします。一方、イベント運営のプロであれば、こうしたバッファをほとんど取らずオンタイムでの進行を前提に動きます。
②準備・撤収のバッファ
設営・搬入・リハーサルといった準備工程は、プロであってもオンタイムで進めるのが基本です。ただし、当日になって演出内容の急な変更を求められたり、機材トラブルが発生したりした場合に備えて、再チェックのための時間は確保しておく必要があります。
準備から撤収までを通して、合計4時間程度のバッファを見込んでおくと安心です。
このように、バッファは「本番中に余裕を持たせるもの」と「準備・撤収の不測の事態に備えるもの」とでは性質が異なります。自社で運営する場合は前者を手厚く、プロに依頼する場合は後者の管理体制を確認しておくとよいでしょう。
(2)トラブル発生時の対応フローを明記する
機材トラブル・進行の遅延・来場者対応など、当日に起こりうるトラブルへの対処方法をタイムスケジュールの備考欄や別紙にあらかじめ記載しておきましょう。
「〇分以上遅延した場合は△△のプログラムを短縮する」
「機材トラブル時は〇〇に連絡する」
上記のように判断基準を明示しておけば、現場スタッフが自己判断で動ける範囲が広がり、混乱を最小限に抑えられます。緊急連絡先もタイムスケジュールに記載しておくと、いざというときに慌てずに済むでしょう。
(3)スタッフ用・参加者用を分けて作成する
スタッフ用のタイムスケジュールには、担当者名・役割・備考・音響や照明の指示など、運営に必要な情報を詳細に記載します。
一方、参加者に配布するプログラム表には、プログラム名・時刻・場所など、来場者が当日の流れを把握するために必要な情報のみを掲載します。内部の担当者情報や運営上の注意事項をそのまま参加者に渡してしまうケースがあるため、必ず用途ごとに作り分けましょう。
(4)過去のイベント資料を参考にする
同様のイベントを過去に開催したことがある場合は、そのときのタイムスケジュールや反省点を参考にしましょう。
実際の進行と計画のズレがどこで生じたか、どのプログラムで時間が押したかといった記録が残っていると、次回のスケジュール作成の精度が上がります。初めてイベントを担当する場合は、類似のイベントを手がけた経験者や外部の専門会社に相談することも有効です。
7.タイムスケジュール作成・運営を成功させるには
タイムスケジュールが完成したら、本番前のリハーサルで内容を検証し、転換時間の不足や担当者間の連携の抜け漏れがないか確認しましょう。修正が生じた際にすぐ全員へ反映できるよう、Googleスプレッドシートなどのクラウドツールでチームへ共有しておくことをおすすめします。
社員総会・周年イベントなど規模の大きいイベントでは、準備すべき業務が膨大になります。本来の業務と並行しながら対応することに限界を感じている場合は、企画・運営のプロへの相談も選択肢の一つです。
※ストラーツへの問い合わせ・実績紹介ページへの内部リンクを設置予定
8.イベントのタイムスケジュールに関してよくある質問
(1)タイムテーブルと進行表の違いは何ですか？
タイムテーブルは時間とプログラムのみをシンプルにまとめたもので、主に来場者向けのプログラム表として使われます。進行表はそこに担当者・役割・備考・音響映像の指示などの運営情報を加えた、スタッフ向けのより詳細なドキュメントです。
タイムスケジュールはこの2つの中間的な意味合いで使われることが多く、本記事では進行表に近い意味で用いています。
(2)予備時間はどれくらい確保すべきでしょうか？
イベントの規模や形式によって異なりますが、半日程度のイベントであれば15〜30分、1日開催の場合は30〜60分程度を目安にしてください。
予備時間はまとめて最後に設けるよりも、プログラムとプログラムの間に小刻みに分散させておく方が、遅延が生じた際に対応しやすくなります。
(3)スタッフ用と参加者用は分けるべきでしょうか？
分けることをおすすめします。
スタッフ用には担当者名・役割・備考・音響映像の指示など運営に必要な情報を詳細に記載。参加者用はプログラム名・時刻・場所など来場者が当日の流れを把握するために必要な情報のみに絞ります。
内部の運営情報が参加者に渡ってしまわないよう、用途ごとに作り分けるようにしましょう。
(4)進行表の作成を外部に依頼することはできますか？
可能です。イベントの企画・運営を専門とする会社では、タイムスケジュール・進行表の作成から当日の進行管理までを一貫して依頼できます。
特に社員総会・周年イベントなど規模の大きいイベントでは、プロに依頼することで準備の負担を大幅に軽減できます。「何から手をつければいいかわからない」という段階からでも相談可能です。
9.まとめ
イベントのタイムスケジュールは、「いつ・誰が・何をするか」を関係者全員が共有するための、イベント運営の設計図です。記載項目を網羅し、バッファを確保したうえで、スタッフ用・参加者用を使い分けることが、当日のスムーズな進行につながります。
本記事で紹介したテンプレートや各イベント形式の例を参考に、自社のイベントに合わせてアレンジしてみてください。タイムスケジュールの作成から当日の進行管理まで、準備の負担が大きいと感じている場合は、ぜひ一度プロへの相談もご検討ください。
社員総会・周年イベントなど企業イベントの運営をお考えなら、株式会社ストラーツへのご相談もご検討ください。企画立案から会場手配、スライド・映像制作、当日の進行管理までワンストップで対応しています。
「例年と同じ内容を変えたい」「社内だけでは準備が回らない」といった課題を、大手広告会社やイベント会社出身のプロフェッショナルが企画力と制作力で解決します。
