10年ぶりの開催、全てにおいてこだわる前提でスタート
本大会は5年ごとの開催ですが、前回は新型コロナの影響で対面開催を中止しており、今回は10年ぶりの対面開催となりました。周年という節目でもあり、中途半端なものにはできないという前提で、プログラムや演出、進行含め、全てにおいてこだわって取り組みました。また、祝賀会にはこれまでにない数の来賓を迎えることになり、通常以上の対応が求められるイベントとなりました。
会場・日程・警備…書ききれないほどの調整業務
準備はとにかく大変でした。会場選定や日程調整、講師依頼に加え、国・開催地行政・関係団体への後援依頼、役員・事務局・来賓の宿泊手配など、対応範囲が非常に広く、ここに書ききれないほど多くの業務が発生しました。さらに、SPや地元警察との打ち合わせなど、通常のイベントでは発生しない調整も必要でした。
加えて、当日の進行や人員配置が直前まで確定しない状況が続き、全体として非常に流動的でした。厚生労働大臣や国会議員を来賓として迎えるにあたり、警察等との連携を含めた警備体制の調整には特に神経を使いました。祝賀会では座席指定としていたため、出席状況の変化に応じて直前まで座席を調整し続ける必要があり、この対応はかなりの負荷でした。
「無事に終わった」ことがまず最大の成果
結果として、無事に終わったことがまず一番です。準備段階では不安もありましたが、大きなトラブルなく完了できた点は重要でした。そのうえで、参加者や来賓から「良い会だった」「素晴らしい会だった」と評価をいただけたことは成果だと認識しています。また、スタッフに対して労いの言葉をいただけた点も印象に残っています。
複数社比較の中で「一番しっかりしている」と判断
委託先については複数社で比較検討しました。その中で、プレゼン内容、実効性、遂行の確実性を踏まえ、「一番しっかりしている」と判断したのが決め手です。加えて、コスト面でも現実的であり、総合的に見て最も妥当な選択でした。
距離感の不安はあったが、結果的には成立に不可欠な存在
当初は、どこまで何を依頼すべきか距離感がつかめず、不安があったのは事実です。ただ、担当が入ってからはその不安は解消されました。また、こちらの度重なる方針変更や急な方向転換にも対応してもらっており、その点は評価しています。
前日および当日の運営・サポートについても実務的に助けられた部分が多く、結果的には、今回のイベントを成立させるうえで不可欠だったと認識しています。
