この記事の監修者：堀江 和敬 株式会社ストラーツ 代表取締役社長
これまでに多数のイベント・展示会を制作。日本最大級のIT系のオンライン展示会を主催を経験。
展示会では費用対効果を重視し、名刺獲得からの受注を最大化することを大切にしている。
展示会の集客力を高めるためにも、メールによる事前連絡は重要です。しかし、「ただ情報を並べているだけ」なことも多く、それでは訴求も弱まってしまいます。
この記事では、来場率を高めるための展示会集客メールの書き方を徹底解説。メールに入れるべき項目をはじめ、設計のコツ、送る回数・タイミングについてもわかりやすく解説します。
集客メールを含めて、展示会の集客施策に悩んでいる方は、ぜひ株式会社ストラーツにご相談ください。商材の特徴を整理し、来場者に伝わる見せ方やメッセージ設計からブースデザイン・施工、制作物準備、集客施策、当日運営までワンストップで対応します。
展示会の集客メールで得られる効果とは？
展示会の出展を知らせることで、次のような効果が期待できます。
当然ながら、集客メールは「メールアドレスがわかっている顧客」に送ります。つまり送信対象は、既存顧客あるいは見込み客です。
すでに何かしらの接点がある顧客に対して、メールを通じて「展示会が行われること」や「立ち寄ることで得られるメリット」を伝えます。展示会に行きたいと思ってもらうために、いかにメールを工夫できるかがカギです。
たとえば、メールに「デモ体験の予約」や「相談の予約」の導線を用意しておけば、興味関心のある人は気軽に申し込めます。後々の商談・受注にもつながりやすくなるのです。
展示会の集客メールに入れるべき8項目
展示会の集客メールに入れるべき項目は8つあります。それぞれ例文を見ながら解説していきます。
（1）件名
件名は、開封されるかどうかを左右する要素です。①展示会の案内であること、②自社名または展示会名、③来場メリットが一目で伝わる書き方を意識しましょう。
▼例文
（2）冒頭のあいさつ文
メールの冒頭に記載する「あいさつ文」です。あいさつ文を読む＝相手はメールを開いている状態なので、離脱されないように短文で伝わる文章を意識しましょう。
なお、本文の一番上に「宛名」を入れると、相手に好印象を与えやすいです。一斉送信の場合でも、可能であれば会社名や担当者名を差し込める形にしておくと、定型連絡だけで終わりにくくなります。
▼例文
（3）展示会の概要
冒頭のあいさつを済ませたら、本文の早い段階で「展示会の概要」を入れます。次の項目を入れましょう。
① 展示会名
② 開催日
③ 会場
④ 小間位置
▼例文
小間位置については、「入口近く」「○○ゾーン内」など位置の補足も入れると、当日の行動に結びつきやすくなります。なお、小間位置の地図も乗せておくと親切です。
（4）出展内容と来場メリット
ここが案内メールの最重要ポイントです。何を展示するかに加えて、何ができるのか、わざわざ行ってまで見る価値があるのかを伝えましょう。
▼例文
（5）特典の紹介
少しでも来場可能性を高めるなら、特典を付けるのもおすすめです。特典があることで「この展示会に行けば、こんなメリットがある」と感じてもらえます。特典の伝え方は次のとおりです。
▼例文①
▼例文②
（6）行動喚起（来場予約・商談予約など）
せっかくメールを送るので、相手が読んで終わりでなく「何かしらのアクション」に結びつけられると良いです。そこで、少しでも来場可能性を高めるために、この場で来場や商談の予約ができる旨を伝えましょう。
▼例文①
▼例文②
（7）締めのメッセージ
本文の最後に、メールを読んでいただいたことの感謝や期待感を込めたメッセージを差し込みましょう。
▼例文
（8）問い合わせ先
メールの最後には、会社名や部署名に加えて、電話・メールアドレスなどの「問い合わせ先」を記載しましょう。展示会の案内メールは営業色が強くなりやすいため、発信元が明確であることが信頼性につながります。
▼例文
反応が変わる！展示会集客メールの設計のコツ5つ
展示会の集客メールは、読んでもらうための設計が必要です。ここでは、5つのコツを紹介します。
（1）誰に送るかを先に決めて、メールの役割を分ける
展示会の集客メールは、同じ内容を全員に一斉送信すれば良いわけではありません。既存顧客に送るのか、過去に名刺交換した見込み客に送るのか、最近やり取りがない休眠顧客に送るのかによって、メールの内容は変わります。
ターゲットに合わせたメール設計がポイントです。
| ターゲット | メール内容のポイント |
| 既存顧客 | すでに自社製品を利用しているので、「新サービスのご紹介」や「近況共有」をすると響きやすい。 |
| 見込み客 | 自社製品に興味関心はあるが契約には至っていない顧客。「何が見られるのか」「どんな課題の相談ができるのか」を端的に伝えるのが効果的。 |
| 休眠顧客 | 自社と接点はあるが長期間動きがない顧客。重要度は高くないが、メールで売り込んだ方が来てもらえる可能性は高まる。新サービスや今回のテーマの見どころなどを簡潔に伝える。※既存顧客と見込み顧客が重要なので、休眠顧客のメール作成に時間を使いすぎない |
このように、まずは送り先を分け、その上で「認知を取るメール」「来場を促すメール」「商談予約を取るメール」など役割を整理すると、1通ごとの目的が明確になります。
（2）「知らせるメール」ではなく「来場してもらうメール」にする
ありがちなのが、「出展します」「会期は○日です」と事実だけを並べて終わる書き方です。もちろん開催情報は必要ですが、それだけだと読み手は「知っただけ」で終わってしまいます。
来場したいと思ってもらえるメールを作るポイントは次の通りです。
・メールを読んで「少し見てみたい」「直接話を聞いてみたい」と思えるか
・そのためには「このブースに行くと何が得られるのか」を先に見せることが重要
▼NG例とGOOD例
このように、ただ単に知らせるだけでなく、ベネフィットを伝えることで「足を運ぶ理由」をつくることが大切です。
（3）1通で詰め込まず、複数回の配信を前提に設計する
展示会の集客メールは「一発勝負」と考えない方が良いです。一発勝負で考えると、情報を詰め込みすぎて、かえって離脱されやすくなるため、複数回の配信を前提にメールを設計しましょう。
初回の案内だけで相手が予定を決めるとは限らず、忙しさの中で流れてしまうこともあります。
ここで大切なのは、毎回同じ内容を送らないことです。メールの都度内容を変えることで、来場確度アップにつながります。
1通目〜3通目までのメールの作り方は次の通りです。
・1通目は「認知」のために全体を網羅的に書く
・2通目は「来場メリット」を中心に伝える
・3通目は「直前のリマインド」を意識したメールにする
このように役割を分けると、しつこい印象になりにくく、読み手にも内容が伝わりやすくなります。時間をかけてゆるやかに配信し、最終的に来場に結びつける設計にするのがポイントです。
ただし、複数回だとメールが流れてしまう可能性もあります。読んでもらうためにも、「〇〇について #1」のように番号を振っておくと、読み手もわかりやすいです。
（4）読んだあとに取ってほしい行動を1つに絞る
メールの反応を高めたいなら、読み手に取ってほしい行動を1つに絞りましょう。
ありがちなのは、「ご来場ください」「資料もあります」「お問い合わせも歓迎です」「SNSもご覧ください」と、複数の行動を同時に促してしまうことです。選択肢が多いほど、結局どれも選ばれにくくなります。
ポイントは次の通りです。
①来場予約・②商談予約・③ブース訪問、のどの行動を取ってほしいのか絞る
→ 例：商談予約なら、本文全体も「会場でどんな相談ができるか」に寄せる
→ 例：来場予約なら、「事前予約すれば担当者が直接案内できること」を伝える
読み手がメールを閉じる直前に、「では何をすればいいのか」がはっきりしている状態を作ることが重要です。1通ごとに目的を絞ることで、件名から本文、最後の案内まで一貫した設計にしやすくなります。
読み手の負担を減らすために、メール下部にSNSのアイコンを設置して、クリックするだけで予約できる仕組みにするのが効果的です。
（5）開封率・クリック率・予約数を追う
展示会集客メールは「送ったら終わり」でなく、その後のKPIもしっかりと追うことが大切です。具体的には開封率・クリック率・予約数などが挙げられます。
どの件名が開封されたのか、本文内のリンクがクリックされたのか、実際に来場予約や商談予約につながったのかを確認してはじめて、良し悪しを判断できます。
▼KPIの数値が悪いときの原因例
| KPI | 考えられる原因 |
| 開封率が低い | 「件名」の訴求力が弱い |
| 開封はされているのにクリック率が低い | 「本文の訴求」や「導線」が弱い |
| クリックされているのの予約数が伸びない | 予約フォームや遷移先のわかりにくい |
このように、どの段階で反応が落ちているかを見れば、改善すべきポイントも整理しやすくなります。
展示会集客メールを送るタイミングは？
展示会の集客メールは、3回を目安に送りましょう。それぞれのタイミングやポイントは次のとおりです。
| メール送信回数 | タイミング | ポイント |
| 初回 | 開催2〜3週間前 | 早すぎず遅すぎず、相手が予定を調整しやすい時期に送る |
| 2回目 | 開催1週間前 | 思い出しや来たいと思ってもらうために、来場メリットなどを再度伝える。 |
| 3回目 | 前日〜2日前 | 少しでも来場可能性を高めるために、出展内容・日時・メリットをリマインドする。 |
回数は多ければ良いわけではありません。少ないと忘れられてしまう一方、回数が多いと、しつこいと思われて離脱される可能性があります。
毎回メールの内容を変えることで、相手の興味関心をキープしたまま、最終的な来場に結びつけることが可能です。
【そのまま使える】展示会集客メールの例文・テンプレート
続いて、集客メールの例文をテンプレート形式で紹介します。
（1）「既存顧客」に響きやすいメール例文
| 件名： 【展示会出展のご案内】○○展で新サービスと最新活用事例をご紹介します 本文： 株式会社○○ ○○部 ○○様 いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。 このたび当社は、○月○日より開催される「○○展」に出展いたします。 今回は、現在ご利用いただいている○○に関連して、新サービスのご紹介や最新の活用事例をご覧いただける内容をご用意しております。 会場では、実機デモを交えながら、運用イメージや活用の幅をより具体的にご確認いただけます。 すでにご利用中の企業様からご相談の多い○○についても、その場で担当者より直接ご案内いたします。 【展示会概要】 展示会名：○○ソリューションフェア 日程：2026年○月○日（○）〜○月○日（○） 会場：幕張メッセ 小間位置：C-21（受付から直進すぐ） ご来場いただいた方には、会場限定で最新事例をまとめた資料もお渡しいたします。 当社ブースへのご訪問を予定いただける場合は、事前にご予約いただくことで、担当者より優先的にご案内いたします。 日頃の情報交換も兼ねて、ぜひお気軽にお立ち寄りください。 ○○様にお会いできることを楽しみにしております。 【お問い合わせ先】 株式会社△△ マーケティング部 担当：□□ 電話：03-1234-5678 メール：example@xxx.co.jp |
（2）「見込み客」に響きやすいメール例文
| 件名： 【ご来場予約受付中】○○展で実機デモと導入事例をご覧いただけます 本文： 株式会社○○ ○○部 ○○様お世話になっております。株式会社△△の□□です。 このたび当社は、○月開催の「○○展」に出展いたします。 当社ブースでは、○○に課題を感じているご担当者様向けに、実機デモや導入事例をご紹介いたします。 「実際に何ができるのか見てみたい」 「自社に合う運用方法をイメージしたい」 そのような方向けに、会場では担当者が個別にご説明いたします。 【展示会概要】 展示会名：○○ソリューションフェア 日程：2026年○月○日（○）〜○月○日（○） 会場：幕張メッセ 小間位置：C-21（受付から直進すぐ） 当日は、資料だけでは伝わりにくい操作性や導入後の活用イメージを、その場でご確認いただけます。 ご来場いただいた方には、会場限定で「○○業界の最新動向レポート」もお渡しいたします。 「少し話を聞いてみたい」という段階でも問題ございません。 ご関心がありましたら、ぜひ来場予約または商談予約をご利用ください。 ○月○日、ブースでお会いできることを楽しみにしております。 【お問い合わせ先】 株式会社△△ マーケティング部 担当：□□ 電話：03-1234-5678 メール：example@xxx.co.jp |
展示会集客メールを一斉送信するときの注意点
顧客の数が多い場合、一斉送信をすることもあるでしょう。メールを一斉送信するときの注意点を4つ紹介します。
（1）一斉送信でも宛先の扱いに配慮する
展示会の集客メールを複数の相手に一斉送信する場合は、宛先の設定に注意しましょう。受信者全員のメールアドレスを「To」や「CC」に入力すると、ほかの受信者にもアドレスが表示され、個人情報の漏えいにつながります。
一斉送信では、送信先を「BCC」に設定し、「To」には自社のメールアドレスを入力する方法が基本です。ただし、BCCの設定ミスを防ぐには、メール配信システムを利用する方法もあります。送信前には宛先や本文、添付ファイルを確認し、社内でテスト送信を行ってから配信しましょう。
（2）顧客区分ごとにメールを分ける
既存顧客、見込み客、休眠顧客によってメール文面は異なります。
休眠顧客向けのメールが既存顧客に届くなどミスマッチが起きると、来場可能性も下がってしまうため、それぞれに適切なメールが配信されるように設定しましょう。
誤送信を防ぐためにも、日頃から顧客リストを適切に管理することが大切です。
（3）配信対象を広げすぎない
展示会集客メールは、送信数を増やすことが目的ではありません。展示内容と関係の薄い相手まで広く送ると、正しいKPI（返信率・開封率など）が追えなくなってしまいます。
ターゲットを定義し、本当に配信すべき相手を明確にしておきましょう。
（4）予約導線のリンク先を事前確認する
フォームや予約ページへの導線を置く場合、リンク先が正しく機能しているかは事前確認が必要です。本文が整っていても、導線に不備があると行動につながりません。
もしリンクに誤りがあった場合、再送信の手間がかかる上、相手の手も煩わせてしまいます。送信前に必ずチェックしましょう。
まとめ
展示会の集客メールは、開催情報を知らせるだけの連絡ではなく、来場や面談につなげるために欠かせない施策です。
必要項目を入れるのはもちろん、相手に「気になる」「展示会に行くと良いことがある」と思ってもらえる書き方を意識しましょう。
また、既存顧客・見込み客・休眠顧客など、相手に応じて文面を分けることで、メールの役割はより明確になります。
メール作成時は「誰に送るか」「何を伝えるか」「何をしてほしいか」を整理し、当日の行動につながる内容にまとめることが重要です。
集客メールを含めて、展示会の集客施策に悩んでいる方は、ぜひ株式会社ストラーツにご相談ください。商材の特徴を整理し、来場者に伝わる見せ方やメッセージ設計からブースデザイン・施工、制作物準備、集客施策、当日運営までワンストップで対応します。
この記事の監修者：堀江 和敬 株式会社ストラーツ 代表取締役社長
これまでに多数のイベント・展示会を制作。日本最大級のIT系のオンライン展示会を主催を経験。
展示会では費用対効果を重視し、名刺獲得からの受注を最大化することを大切にしている。
