展示会の運営料金の相場は？安くするコツや運営代行会社のおすすめも紹介

展示会の出展にはさまざまなコストがかかり、なかでも「運営料金」が気になる担当者もいらっしゃるかと思います。運営料金は高額になりやすい一方で、考え方次第で費用をコントロールできるのも特徴です。

そこで本記事では、展示会の運営料金について徹底解説。費用の項目や相場感、安くするコツなどわかりやすく紹介します。おすすめの運営代行会社も取り上げているので、ぜひ自社の出展にお役立てください。

展示会の運営を含めて、自社の製品やサービスを効果的に伝えたいなら株式会社ストラーツがおすすめです。

展示会の運営とは？

展示会運営とは、展示会を成功させるために必要な企画から当日の進行、終了後の対応までの一連の業務を指します。具体的には、ブースの企画や人員計画の策定から当日の接客、名刺獲得、終了後のアフターフォローなどです。

▼会期前

・ブースの企画（目的やターゲット、レイアウト作成など）
・運営マニュアルの作成
・当日必要な物品の用意（配布物やノベルティ、アンケート用紙など）
・スタッフの役割分担と手配

▼当日

・ブースの設営
・来場者対応、声かけ、ヒアリング
・名刺交換やアンケート回収によるリード獲得
・ブースの撤収や搬出作業

▼会期後

・リードの整理
・お礼メールの送信
・商談化に向けた営業活動
・出展効果の振り返り

展示会の「運営」にかかる料金相場

展示会の出展・運営の業務量は膨大です。なかでも「運営」に関わる料金として、次のものがあります。

なお、以下は、1小間（3m×3m）のブースを出展・運営する場合の料金相場です。

項目	費用感
人件費 ※外注する場合	30〜50万円 ※社員をアサインすれば大幅に削減可
交通費・宿泊費	〜20万円開催地や宿泊有無で大きく変動
物品の準備費用 ※配布物やノベルティなど	10〜20万円
その他 ※ユニフォームや昼食代など	5〜10万円
合計	45〜100万円

（1）人件費（外注時のみ）

運営料金の大部分を占めるのが、スタッフを外注する場合の人件費です。当日運営だけでなく、事前準備や会期後フォローなども依頼する場合、コストは大きくなります。

▼当日運営スタッフの人件費相場

・ディレクター：1日あたり5万円（1人）
・AD（接客や誘導など全般を担う）：1日あたり3万円（1人）

たとえば、会期が3日間でディレクターを1人、ADを2人の場合、人件費は「33万円」です。これに加えて事前準備、会期後フォローも外注する場合、10〜20万円の追加費用がかかります。

あくまで「外注」する場合のコストなので、スタッフ全員を自社の社員にする場合、人件費はゼロになります。

社員を1人アサインして、他の2人だけ外注するなど人件費は十分に調整可能です。

（2）交通費・宿泊費

スタッフの移動や滞在にかかる費用です。特に遠方開催だと、新幹線での移動やホテル代などがかかります。

▼交通費・宿泊費の例

・スタッフの往復交通費（新幹線・航空機など）
・宿泊費（前泊・後泊を含む）
・搬入立会い・早朝対応に伴う前日入り費用
・現地移動費（タクシー・レンタカー・駐車場代）

特にホテルは早めに予約するのがおすすめです。東京や大阪、名古屋など大都市開催の場合、直前だと予約が取りにくく、ホテル代が2倍になることも珍しくありません。出展期間や人数が決まり次第、すみやかに手配しましょう。

（3）物品の準備費用

当日必要な配布物やノベルティ、アンケートの作成・印刷などにかかる費用です。

なかでも、パンフレットやチラシはデザインを作る必要があり、デザイナーに依頼する場合、数万円の費用がかかります。用紙を加工したり、サイズを指定して大量に印刷したりする手間もかかるため、基本的には印刷会社への依頼も必要です。

ノベルティは松竹梅さまざまですが、100個単位で用意する必要があるので、数万円かかるでしょう。総合しても、10〜20万円は見ておきたいところです。

（4）その他の費用

スタッフのユニフォーム代や昼食費、予備の備品代などその他の費用もかかります。

それぞれは単体では小さく見えても、積み重なると無視できない金額になるので、できるだけ詳しい金額を出しておきましょう。

▼その他の費用例

・ユニフォーム代
・スタッフの昼食費用
・予備備品の購入
・緊急対応費
・専用スマホの端末代

緊急対応費とは、「ノベルティが不足して急遽買いに行く」「急遽差し替え印刷が必要になった」などにかかる費用です。

また最近では、展示会のDX化や安全性の観点から、スタッフに「社内スマホ」を持たせることが多いです。資料をQRコード経由で配布する、各種アプリを使うなど、スマホによって展示会が効率化されています。

【忘れずに！】運営以外にかかる料金も想定しておく

上記の4つは運営にかかる料金ですが、展示会では「運営以外の料金」も発生します。運営以外の料金も踏まえた上で、トータルコストで展示会を企画することが重要です。

▼運営以外にかかる料金の例

項目	料金相場	内容
出展料	1小間あたり50万円程度 ※主催者によって変動	出展するための場所代で、主催者（事務局）に支払う。
ブースの施工費用	50〜100万円	ブース施工会社に支払う費用。工事や装飾を含めた料金を支払う。
集客費用	5〜10万円	招待状や特設ページなど集客施策を行った際にかかる費用。

「内製化」することで、展示会の運営料金を安くできる

展示会の運営料金は高くなりやすく、場合によっては100万円以上することもあります。特に、スタッフの手配や物品の準備など、運営代行会社に「丸投げ」すると高くなりやすいです。

運営料金を少しでも抑えるためには、外注範囲を減らし、可能な限り「内製化」するのがポイントです。たとえば、次のような例が挙げられます。

・当日運営は外注スタッフではなく「自社の社員」でカバーする
・配布物のデザインを自分たちで作る
・運営代行に「素材」を提供する（マニュアルのたたき、トークススクリプトなど）

ゼロからすべてを依頼すると高額になるので、できる限り社内の人材・リソースを使いましょう。外注する場合も、あらかじめ素材を提供することで、費用が安くなるケースがあります。

展示会の運営代行におすすめの会社3選

続いて、展示会の運営代行でおすすめしたい3つの会社を紹介します。

（1）株式会社ストラーツ

株式会社ストラーツは、「商材をどう響かせるか」というメッセージ設計を軸に、綿密な運営計画、最適なスタッフ手配まで行ってくれる運営代行会社です。

ブースの施工にも強く、来場者に伝わる見せ方やパネルコピー、動画・スライドまで含めた展示設計ができます。「施工から運営まで丸ごと任せたい」という企業におすすめです。

また、専門性が高く魅力が伝わりにくい商材の支援実績も豊富で、電気や床工事といった各種申請対応も料金内でカバーしています。

・伝えたいメッセージから逆算して、最適な運営計画・スタッフ手配を行う
・各種申請代行も可能で、企画から施工、運営までワンストップで依頼したい企業におすすめ

会社所在地	東京都中央区日本橋茅場町1-8-1 茅場町一丁目平和ビル7F
対応エリア	全国
料金目安	・システムブース施工：50万円〜 ・木工ブース施工：150万円〜 ※企画から施工、アフターフォローも込み ※木工ブースプランはスタッフ手配やセールスも含む
お問い合わせ	https://strarts-event.com/contact/

株式会社博展

引用：パケテン | 株式会社博展

株式会社博展は、展示会業界で50年以上の実績を持つ老舗企業で、小規模ブースの制作サービス「パケテン」を展開しています。

パケテンには運営業務請負サービスもあり、接客対応やチラシ配布、名刺獲得、アンケート回収、設営・撤収の補助まで、必要な業務だけを1名・1日単位で依頼可能です。

展示会運営の経験が豊富なスタッフが対応するため、「初めての出展で何をどこまで任せれば良いかわからない」という企業でも、必要な工程だけをピンポイントで安心して依頼できます。

・1名・1日単位で、必要な運営業務を必要な分だけ依頼できる
・展示会業界50年の実績とノウハウがあるので、初出展の企業でも安心

会社所在地	東京都中央区京橋三丁目１番１号 東京スクエアガーデン20F
対応エリア	全国
料金目安	・ブース運営代行：1日44,000円/1人 ・受付業務代行：1日33,000円/1人 ・配布業務代行：1日33,000円/1人 ・展示会運営パック：365,000円（3日間・3人）ほか
お問い合わせ	https://share.hsforms.com/

株式会社セカツク

引用：株式会社セカツク

株式会社セカツクは、展示会当日の運営を「営業目線」で代行してくれる会社です。リード（名刺）獲得から一次商談のセッティング、会期後のフォローコールによる商談化まで幅広く対応しています。

独自のクラウドツールで名刺情報をリアルタイムに管理し、獲得したリードに対するヒアリング内容を出展企業に共有した上で商談につなげます。

大手企業への導入実績も豊富で、獲得リード数が前年比で大きく伸びた事例もあります。また、成果報酬型のアポイント獲得プランも選択可能です。

・名刺獲得から商談化までを一気通貫で代行し、リード獲得の「量」と「質」の両方に貢献
・独自クラウドツールでの名刺管理と、成果報酬型プランなど柔軟な料金体系

会社所在地	東京都台東区上野2丁目12−20 NDKロータスビル 4階
対応エリア	全国の主要展示会場に対応※遠方開催は要問い合わせ
料金目安	▼ブース代行費 ・初期費用：10万円 ・営業担当活動費：5万円 ▼フォローアップコール費 ・初期費用：20万円 ・月額運営費：10万円 ・アポイント獲得報酬額：1.3万円 ・名刺データ化単価：100円/枚
お問い合わせ	https://sekatsuku.jp/contact/

まとめ

展示会の運営料金は「人件費」が多くの割合を占め、その他に交通宿泊費、物品準備費などが続きます。高額になりやすい一方で、うまく内製化させれば運営料金はコントロール可能です。

また、運営は「当日」だけでなく、会期前や会期後にも多くの業務が発生します。一連の流れを押さえた上で、運営代行に依頼する業務、自社で対応する業務を見極めましょう。

展示会の運営を含めて、自社の製品やサービスを効果的に伝えたいなら株式会社ストラーツがおすすめです。