展示会ブース設営の7ステップ！来場者におやっ？と思われる設営のポイントも紹介

展示会への初出展が決まったものの、「どのようにブースを設営すべきかわからない」とお悩みではありませんか？

設営では、ただブースを設置するだけでなく、入念な準備やチェックが必要です。

この記事では、展示会ブース設営の流れを7つのステップで詳しく解説。来場者に「おやっ？」と思ってもらえる設営のポイントや設営費用についても詳しくお伝えします。

展示会ブース設営の流れは？7つのステップ

まずは、展示会ブースを設営する流れを7つのステップに分けて解説します。

（1）出展計画の策定

出展計画とは、予算やスケジュール、展示内容など、ブース出展に必要な項目を洗い出し、戦略的に組み立てる計画のことです。出展計画では次の8項目を決めましょう。

▼出展計画で決めたいこと

① 出展目的：何のために出展するのか？
② ターゲット：誰に響かせたいのか？
③ 訴求ポイント：商品の強みは何か？
④ 展示内容：何をどう展示するのか？
⑤ KPI（指標）：展示会の成功指標は？（名刺獲得数や商談数など）
⑥ チーム体制：何人必要で、誰が何を担当するのか？（人材配置まで落とし込む）
⑦ スケジュール：準備〜当日〜フォローまでをどのように進めるか？
⑧ 予算：出展料や制作費、人件費、旅費などを含めた総予算はいくらか？

展示会は「おしゃれなブースを設営すれば人が来る」というものではありません。

スムーズな運営や集客につなげるためには、誰に対して、何のために、どのように展示するのかなど、最初の土台づくりが重要です。

（2）ブース設営会社の選定・依頼

出展計画ができたら、ブース施工会社の選定に進みましょう。ブースの計画やデザイン、施工、搬入出などワンストップで対応してくれる設営会社が多いです。

自社の目的や希望のデザインを叶えてくれそうな会社を複数選定し、相見積もりを取った後、最終的に1社に絞りましょう。

▼ブース設営会社の選定・依頼のポイント

・自社にマッチした会社が見つけるために、同条件で相見積もりを取る
・あらかじめ「出展計画」を共有すると、設営会社側もスムーズに動ける
・依頼後はコミュニケーションが膨大になるので、展示会経験のある担当者をアサインする

（3）自社と設営会社の役割を決める

ブース設営会社が決まったら、自社と設営会社の役割を決め、詳細部分を詰めましょう。

基本的には、出展社側の「こんなブースにしたい」「これが欲しい」といった要望に対して、設営会社が提案をする流れになります。

たとえば、パネルやチラシなどのグラフィックデータは自社で用意し、制作は設営会社が進めるなど、誰が何を用意するかを明確にすると進めやすいです。

▼役割分担の例

・自社でグラフィックデータを作成、制作は設営会社に依頼
・自社で必要な什器をリストアップし、手配〜設営は設営会社に依頼
・ノベルティの要望を伝え、制作・発注・配送は設営会社に依頼

上記をすり合わせた上で、出展費用とスケジュールを提出してもらいます。

（4）当日スタッフの手配

出展計画で定めた「チーム体制」に基づいて、当日ブースに立ってもらうスタッフを手配します。社内だけでなく、社外スタッフも含めて手配を完了させるのが理想です。

展示会スタッフは「営業担当」をメインに配置します。営業担当の中でもスキルに応じて「ファーストコンタクト時の説明をする人」や「ヒアリングをする人」など役割を分けるのが良いです。

加えて、全体を統括する人、簡易業務を行う人を配置します。

▼ポジション例

・ファーストコンタクト時の説明担当（営業）
・確度の高い来場者のヒアリング担当（営業）
・当日の責任者（マネージャー）
・簡易業務の担当（誰でも可）

遠方に出展する場合は、このタイミングで宿泊先・交通手配も行いましょう。大規模な展示会だと、直前になると会場付近のホテルを押さえるのが難しく、宿泊費用も高くなりやすいです。

他の会場で大規模イベントがあり、ホテル代が2倍になるといったケースも珍しくありません。労力・コストの無駄を減らすためにも、できるだけ早く手配しておきましょう。

（5）会場での設営作業

会場での設営作業は、2日前から始めることが多いです。

1日目は基本的に設営会社がメインの施工・設営をし、2日目は残った作業を行います。また、出展社の判断でしかわからない工事（パネルの位置など）も2日目に行うのが一般的です。

したがって、出展社は「設営2日目」にブース入り、設営会社と共にブースの微調整を行います。

▼ブース設営でやるべきこと

・壁面にパネルやポスターを取り付ける
・照明の角度を調整する（設置は設営会社が対応）
・パンフレットやチラシなど配布物を並べる
・デモ機や什器を搬入し、レイアウトに沿って設置する
・備品を搬入し、バックヤードに保管する

基本的に設営は、ブース設営会社と連携しながら進めます。設計図どおりに設営されているかをチェックしながら、ブースを完成させましょう。

（6）最終チェック・調整

設営完了後は、ブース全体の状態をチェックし、不備やズレを調整しましょう。この工程で問題を解消しておくことで、当日の運営トラブルを防ぐことができます。

▼最終チェックでやること

・ダンボールや備品が見えないか
・照明や電源、機材の動作チェック（設営会社から分電盤の使い方をレクチャーしてもらうなども）
・安全面（配線・固定）のチェック

ブースの設営品質を高めるためにも、細かい部分までチェックすることが大切です。開業時間ギリギリになっても良いので、抜け漏れがないか確認しましょう。

（7）撤去・搬出

展示会が終了したら、ブースの撤去と資材の搬出を行いましょう。展示会のルールに従い、指定時間内に作業を完了させる必要があります。

基本的にはブース設営会社が立ち会い、共同で撤収作業を進めます。

▼撤去・搬出でやること

・展示物・機材の撤去
・レンタル品の返却対応
・廃材の処理・分別
・梱包・返送手配

設営と同じように、撤去作業にも段取りが求められます。スピーディーに完了させるためにも、搬出方法や返送先を事前に整理しておきましょう。

来場者に「おやっ？」と思わせる展示会ブースの設営ポイント5つ

展示会ブース設営で意識したい5つのポイントを詳しく解説します。

（1）内装・什器・配布物すべてに統一感を持たせる

展示会ブースの設営では、ブースの内装だけでなく、什器や配布物なども含めた「空間全体」を統一することで、視覚的なまとまりを生み出すことが可能です。

要素ごとに色やテイストが異なると情報が分散し、来場者の認識がぼやけてしまいます。

▼統一感を持たせる工夫例

・カラーやフォントの統一
・素材（木・金属など）の統一
・パネルと配布物のトーン合わせ
・ロゴ・ブランド要素の配置統一

カラーは「2色」に絞った方がブース全体の見栄えが良くなります。細かい色数は増えても問題ありませんが、ベース2色にすることで、ブースに統一感を持たせつつもインパクトを与えられます。

この配色バランスは、パネルやパンフレットでも意識してみてくだい。そうすることで、自社の世界観・ブランドが伝わりやすくなります。

（2）何を扱っているかが一目でわかるブースにする

来場者は通路を歩きながら瞬時にブースの内容を判断します。そのため、遠目からでも「何の会社か」「何を提供しているか」がわかる設営を意識しましょう。

▼伝わりやすいブースを作るコツ

・展示製品を1つに絞り、手前に置いて目立たせる
・什器やパネルの「置きすぎ」をやめ、ブース全体をシンプルにする
・メッセージやロゴを「高い場所」に掲げ、注目を集める

重要なのは、本当に伝えたいことだけをブースで表現すること。情報量を減らしても、カタログや資料で補完が可能です。

来場者が瞬時に理解できるブースを設営することで、立ち止まりのきっかけを作れます。

（3）照明の使い方で印象づける

展示会ブースの設営においては、照明も欠かせない要素です。照明の使い方によって、ブース全体に活気のある印象を与えられたり、おしゃれを演出できたりします。良い印象を与えられます。

▼照明の使い方例

・ブース全体を明るくした方が印象は良い
・ペンダントライトを吊るす
・間接照明としてテープライトを使う

照明で明暗や陰影をつけるといったテクニックもありますが難易度が高いため、基本的にはブース全体を明るくするのがおすすめです。

メインとなる照明で全体を明るくしつつ、ペンダントライトやテープライトなど小物照明をアクセントにするようなイメージで考えましょう。

（4）五感に訴えかける演出をする

視覚だけでなく、音や香り、触感など「五感」に働きかけることで、ブースを印象づけることが可能です。たとえば、タブレット操作や素材サンプル、大型モニターなどがあげられます。

これらの演出によって、単なる情報提供ではなく体験型のブースに仕上がります。当日の集客力アップはもちろん、記憶に残ることでその後の商談にもつながりやすくなるでしょう。

ただし「匂い」については注意が必要です。出展規則に注意書きがされているケースが多いので、事前に確認しておきましょう。

（5）来場者の回遊性を高める動線を作る

ブース設営では、来場者がストレスなく展示を見られる「回遊性の高い動線づくり」が重要です。入口が限定されていたり、通路が狭い場合は入りにくさにつながります。

▼回遊性を意識した工夫例

・開放面を増やして「入りやすさ」「見やすさ」を向上させる
・通路幅を広くして、誰かとすれ違っても快適に見られるようにする
・展示ゾーン、体験ゾーン、商談ゾーンなどエリアを区分けする（＝ゾーニング）

回遊性の高いブースを作るためには、設計時のゾーニングから綿密な計画を立てることが大切です。

回遊性が高くなれば、滞在時間も長くなりやすいです。人がたくさんいるブースにはさらに注目が集まり、「人が人を呼ぶ」状態を作れます。

展示会ブース設営の費用相場

展示会ブースの設営（施工）会社に依頼する場合、1小間あたり50万円〜は見ておきましょう。

設営会社によって金額に差はありますが、1つの基準として「システムブースか、木工ブースか」で費用感が異なります。

造作	費用相場（1小間）	特徴
システムブース	50〜80万円程度	既存のシステム部材を使ってブースを組み立てる。規格が決まっているので造作の自由度は低いが、コストが安い。
木工ブース	100万円程度	木材を使ってゼロからブースを作る。コストは高いが、その分造作の自由度も高い。

また、予算を踏まえて、木工とシステムの組み合わせブースを提案してくれる場合もあります。

小間数が増える場合は、基本的に掛け算で考えます。たとえば、たとえば、システムブースで2小間なら100〜160万円、3小間なら150〜240万円が目安です。

予算や重視したいポイントを決めた上で、自社に合った設営会社を選びましょう。

株式会社ストラーツでは、企業の目的や予算にフィットしたブースを提案しています。

展示会ブースの設営費用を安くするテクニック

展示会ブースの設営費用を安くするには、いくつかのテクニックがあります。一覧表にまとめたので、自社のブース設営にお役立てください。

安くするテクニック	具体例
① 同じ条件で相見積もり	最低でも3社以上からの見積もりを取る。ブースの規模や希望の施工要件、納期、追加費用など同じ条件で見積もりを比較することで、最終的に自社の希望に合ったもっとも安い会社を選べる。
② 持ち込み	テーブルや椅子、収納ボックスなどを自社で持ち込む。搬入の手間はかかるが、購入やレンタル依頼するよりも安くなる。
③ 木材よりもシステム部材	木工ブースよりもシステムブースの方が安上がり。コストが低く、組み立ても簡単。しかし、ブースが安っぽく見えない工夫が必要。
④ あらかじめ「素材」を提供する	設営会社に、商材の強みや弱み、ターゲットなどをまとめた資料を提供すると、ゼロから作るよりも安くなりやすい。

まとめ

展示会ブースの設営は、単なる会場設営だけでなく、出展計画の策定や会社選定、スタッフ手配、撤去・搬出など、一連の流れを理解した上で計画を作る必要があります。

来場者の目を引くブースにするには、統一感を持たせ、何を扱っているかが一目で伝わる設計にすることが大切です。

また、照明や五感に訴える演出、回遊性の高い動線づくりも集客に影響します。費用面では、システムブースと木工ブースで相場が異なるため、予算や目的に合わせて設営方法を選びましょう。

展示会で自社の製品やサービスを効果的に伝えたいなら株式会社ストラーツがおすすめです。