ノウハウ
イベント運営の手順と運営マニュアル作成のコツ｜企画書見本付き！
ACADEMIC CONFERENCE
学会イベント
学術研究の発表や知見の共有を目的とした学会イベントの企画・制作を行います。
多岐にわたるプログラムや複雑なタイムスケジュールにも対応し、
円滑な運営をサポートします。協賛募集強化や来場数向上など、課題になりがちな部分にも対応しています。
OUR STRENGTHS学会イベントにおける私たちの強み
01
複雑な
プログラム管理
多数のセッションや登壇者が関わる大規模な学会イベントでも、緻密なスケジュール管理と運営マニュアル作成により、安定した進行を実現します。
02
専門知識への
対応
過去には金融庁長官や海外機関投資家が登壇するイベントなど、高い専門性が求められる分野での実績があります。
03
ハイブリッド
対応
オフラインとオンラインを組み合わせたハイブリッド形式にも対応し、より多くの研究者が参加できる機会を提供します。
PRICING料金プラン一例
目安
料金
100万円〜
当日運営サポート
企画やコンテンツ準備は自社で行い、テクニカルは会場に依頼しており、イベント当日の円滑な運営をプロに任せたいお客様向けのプランです。
- プラン内容
-
- 事前MTG
- 会場下見・テクニカル調査
- 運営マニュアル・台本作成
- 当日運営ディレクション
目安
料金
200万円〜
総合プロデュース
企画から運営まで、学会イベントの成功に必要なプロセスをトータルでサポートするスタンダードプランです。
- プラン内容
-
- プラン1の全内容
- 会場調査・提案
- 定例MTG・企画の相談・進行管理
- 申込受付・事前決済対応
- 英語対応事務局の設置
- 登壇者・演題管理
- スポンサーブース設営
- 会場のテクニカルスタッフ手配（映像・音響・照明）
目安
料金
300万円〜
フルパッケージ
国際学会や、0から制作サポートを求めるお客様向けの、フルパッケージプランです。別途、スポンサー営業やその窓口業務の対応も可能です。
- プラン内容
-
- プラン2の全内容
- 広報用Webページやポスターの作成
- 抄録集・論文集の作成
- 査読手配
- 懇親会運営
- 同時通訳手配
- 渡航手配・ビザ対応
OUR EVENT
EXECUTION運営・演出の具体事例
実際のイベントで行っている運営・演出内容の一例をご紹介します。気になる事例はクリックしてご覧ください。
※ご契約のプラン内容により、制作・対応する内容は異なります。
- 進行台本
-
当日の流れや演出意図を踏まえ、登壇者・運営側双方が迷わず進行できる台本を作成。
- マニュアル
-
受付・誘導・トラブル対応まで想定し、全員が同じ判断で動ける運営マニュアルを整備。
- 進行分担表
-
誰が・いつ・何を担当するか明確にし、現場の混乱や対応漏れを防ぐ進行分担表を作成。
- スケジュール（WBS）
-
準備から当日・撤収までを可視化、全体進行を管理するスケジュール（WBS）を作成。
- 事務局
-
問い合わせ対応や参加者管理などを担い、イベント運営を裏側から支える。
- ウェブサイト
-
イベント専用サイトを制作、情報発信から集客・参加導線までを一体で設計する。
- 動画作成
-
イベントの目的や演出に合わせた映像を制作、会場の雰囲気づくりや訴求力を強化。
※演出イメージ（参考） ※再生時、音楽が流れます。
- バックパネル
-
会場レイアウトや導線を考慮し、イベントの世界観を伝えるバックパネルを制作。
- 進行スライド
-
登壇や演出の流れに合わせ、当日の進行を支えるスライドを作成。
- 撮影・スクリーンへの映像出し
-
会場撮影からスクリーンへのリアルタイム映像出しまでに対応、臨場感ある演出を実現。
- ライブ配信
-
会場とオンライン双方の体験を意識し、安定した配信環境と演出を構築。
- 同時通訳
-
登壇内容やイベント形式に合わせ、円滑な多言語コミュニケーションを実現。
- 受付
-
来場者対応や導線を考慮し、スムーズな入場を実現する受付体制を設計・運用。
- 音響・照明
-
会場規模や演出内容に応じ、音響・照明の設計およびオペレーションを実施。
- 司会
-
イベントの趣旨や進行内容に適した司会者の選定および手配に対応。
FLOWご依頼の流れ｜総合プロデュースの場合
こちらの流れは一般的なものとなり、開催まで6か月切っていても対応可能です。最短2週間での開催実績もあります。
6か月前
- ご相談・企画提案
-
- ヒアリング（目的／課題／規模／予算）
- イベントコンセプト・方向性整理
- 概算見積・企画書のご提出
5か月前
- ご発注・キックオフ
-
- ご発注確定
- キックオフミーティング実施
- 体制構築（役割分担・連絡フロー整理）
- 全体進行方針の決定
- 全体スケジュール（WBS）作成
4か月前
- 全体設計・
スケジュール策定 -
- 会場候補調査・選定
- コンテンツ構成案の設計
- 制作物・タスク洗い出し
3 〜 4か月前
- 企画・制作フェーズ
-
- 定例ミーティング（進行管理）
- 企画詳細設計
- 台本・進行構成案作成
- 各種クリエイティブ制作
（映像／スライド／WEB／デザイン等） - 登壇者・関係者調整
2か月前
- 集客・運営準備
-
- 集客施策開始（メール案内／LP公開／SNS告知／広告配信 等）
- 事務局運営開始（問い合わせ対応）
- 会場下見・テクニカル調査
- 運営マニュアル作成
- 人員・機材・演出手配確定
1か月前
- 最終調整
-
- 全体進行最終確定
- 台本・マニュアル最終版完成
- 関係者最終共有・確認
当日
- イベント本番
-
- 会場設営
- リハーサル
- 全体進行・現場ディレクション
- トラブル対応・判断
- 円滑な運営と進行管理
イベント後
- 振り返り・納品
-
- 写真・アーカイブ動画の編集・納品
- 実施内容の振り返り
FAQよくある質問
- どれぐらい前から相談・依頼すればよいですか？
- イベントの規模や内容にもよりますが、⼀般的には3～6か⽉前からのご相談をおすすめしています。内容によっては短期間での対応も可能ですので、まずはお気軽にご相談ください。
- 企画が固まっていない状態でも相談できますか？
- はい、可能です。⽬的や課題の整理からご⼀緒し、最適な進め⽅をご提案します。
- ⼀部業務だけの依頼も可能ですか？
- 可能です。企画、制作、運営など、必要な範囲に応じて柔軟に対応します。
- 国際学会にも対応できますか？
- 英語対応事務局や同時通訳手配が可能です。
- 演題管理や登壇者対応もお願いできますか？
- はい。煩雑な管理業務にも対応します。
- 協賛社の集客も含めて依頼できますか？
- はい、料金プランの策定からセールス活動も含めて実施可能です。
INSIGHTSイベント企画・運営に役立つノウハウ
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